作る目的を明確にできる|マニュアル制作会社に依頼する理由

デジタル化が主流

男女

紙媒体保管の問題を解決

社内においては契約書が発生しないことはありません。顧客に対して契約書を作成して発注することもあれば、逆に契約書を介して契約を結ぶこともあります。これらの契約書は経理や営業など各部署が見返すことや確認することがあります。そのため、一定の保管場所を定めて、そこに原本を保管することが一般的になります。しかしその数は膨大な量になることもあり、管理が徐々に難しくなりつつあるのです。契約書管理はデジタル時代に入っています。契約書の原本は社内の規定に基づき数年間保管する必要がありますが、必ずしも原本を確認する必要はありません。そのため、PDFなどの書類にしてデジタル保管することが望ましい方法なのです。検索性に優れている事と、保管場所の問題を解決するなどメリットが多くなっているのです。契約書管理はデジタル化することにより、社外でも確認することができるようになります。クラウドサービスなどを用いて、社外からでも簡単にアクセスすることが可能になるのです。営業マンなども自分で検索することができるようになるため、工数削減につながるのです。しかしクラウドサービスを利用する契約書管理の場合、そのセキュリティには、気を付ける必要があります。契約書管理は、重要事項の書類に位置づけされるため、厳重なセキュリティ対策が必要となるのです。アクセス権限やなどはもちろんの事、定期的なアクセスログの管理など、外部侵入が行われていないことを確認することが大事になります。